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Gmailの『ラベル』機能を使ってフォルダ仕分けをやってみた

はじめてのGmail入門 Windows10/8/7/iOS/Android対応

Gmailを使い続けて早数年、仕分け機能はないものかと思い調べてみると、『ラベル』というものがありました。

今回はGmailの『ラベル』を使用し、自動振り分けを行う方法をまとめていきたいと思います。

最終的な見え方としてはOutlookのフォルダの作成と仕分けルールの適用みたいな状態になります。

『ラベル』の適用方法

大まかな手順は以下の2つです。

  1. ラベルの作成
  2. メールの振り分け

フォルダを作成して、そのフォルダに指定した条件でメールを自動で振り分ける感じですね。

振り分け条件は複数ありますが、今回は単純にメールアドレスのみを対象にしようと思います。

 

1. 『ラベル』の作成

1. まずGmailの画面を開きます。
画面右上の設定ボタン(ねじのマーク)をクリックします。
設定メニューが表示されるので、そこからさらに『設定』をクリックしてください。

2. 設定画面に切り替わったら一番上のメニューから『ラベル』を選択してください。
下の方にラベルの項目がありますので、『新しいラベルを作成』というボタンをクリックするとラベル作成画面に切り替わります。

3. 『新しいラベル名を入力してください』と記載があるので新規で作成したい振り分け先の名称(例: 取引先)を入力します。
同名のラベルは作成できませんので注意が必要です。
『次のラベルの下位にネスト:』というチェックがありますが、このチェックを有効にするとすでにあるラベルの下に新しいラベルを作成することが出来ます。
例えば新しいラベル名に『父』と入力し、ネストのチェックを有効にした状態で作成済みの『家族』というラベルを選択します。
すると『家族』というラベルの下『父』というラベルが作成できます。
振り分けをジャンルごとに分けたい場合などは便利な機能です。
今回はネストの機能は使用しませんので、ラベル名を入力したら『作成』ボタンを押してください。
Gmailのトップ画面に切り替わり『ラベル"(新規ラベル名)"を作成しました。』というメッセージが表示されます。
そして画面左側のナビゲーションバー(縦型のメニュー)の『下書き』の下に新しく作成したラベルが追加されていることを確認してください。

2.メールの振り分け

1. 次に振り分けたいメールを開きます。
右上の『返信』ボタン横にある下矢印をクリックしてください。
メニューが表示されるので『メールの自動振り分け設定』をクリックします。

2. 『フィルタ』という画面に切り替わるので必要な項目を入力します。
ここで振り分け条件を入力するのですが、今回はメールアドレスのみを条件とするので、自動入力されたメールアドレスが間違いなければそのまま一番右下の『この検索条件でフィルタを作成』をクリックして次の画面に移動します。

3. 次の画面で『フィルタ』の条件に一致するメールが届いた場合の振る舞いを設定します。
今回は次の3つの設定を適用してみようと思います。

  • 受信トレイをスキップ (アーカイブする)
  • ラベルを付ける:[ラベルを選択...]
  • 一致するスレッドにもフィルタを適用する。

『受信トレイをスキップ(アーカイブする)』にチェックを入れると『受信トレイ』から見えなくなります(『すべてのメール』で確認できます)。
『ラベルを付ける:』では選択したラベルが指定した条件に一致したメールに付与されます。
『一致するスレッドにもフィルタを適用する』にチェックを入れると過去のメールにもフィルタの設定が適用されます。
つまり、上記3つの設定を適用すると、過去分のメールが『受信トレイ』から『指定のラベル』に移動して、新着メールも『受信トレイ』ではなく『指定のラベル』に自動で振り分けられ(ているように見え)ます。
上記の設定のうち、不要なものがあれば外していただいて、内容に問題がなければ『フィルタを作成』ボタンをクリックしてください。

以上で『ラベル』の適用が完了します。

今回のまとめ

いかがでしたでしょうか。

ぶっちゃけカテゴリだけじゃわけわからんので『ラベル』の適用は必須かなぁと思います。

便利な機能は活用しないと損ですね!

手順が間違っているようであればご指摘の程よろしくお願いします。

それでは!!

 

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